La evolución de la factura electrónica gracias a la transformación digital

La facturación electrónica (e-invoicing) se refiere a los diversos métodos tecnológicos que utilizan empresas e instituciones para desarrollar transacciones donde se requiere tener la información digitalizada, segura y de fácil consulta. La transformación digital juega un papel primordial al asegurar la adopción tecnológica de manera sencilla, al igual que la obtención de retornos de inversión, sin dejar de lado el acceso a los datos para operar más rápido y enfrentar nuevos retos.

E-invocing no sólo está presente en ámbitos de recaudación fiscal o transacciones comerciales, pues el uso de firmas y certificados digitales, componentes básicos de la facturación electrónica, se utilizan para dar certeza y validación jurídica a documentos digitalizados como registros de catastro, actas de nacimiento, recibos de pagos, títulos de propiedad, recibos de pago, entre otros.

La plataforma de nube y las herramientas tecnológicas de Microsoft, como bases de datos, servidores y analítica de negocios, están listas para ofrecer la mejor experiencia de consultoría, desarrollo, implementación, mantenimiento, acceso y protección a la información disponible en la facturación electrónica, con la plusvalía de ofrecer inteligencia de negocios debido al contenido de los documentos digitalizados.

Estas tecnologías ya funcionan en Latinoamérica en diversas modalidades como así lo demuestra en México Pegaso Tecnología, quien bajo un esquema de Software as a Service (SaaS), explota la información que contiene la factura electrónica (CFDI) para generar estadísticas y resúmenes que beneficien a las áreas de Mercadotecnia y Ventas de sus clientes durante la planeación estratégica.

Otro ejemplo es el El Registro Público de Panamá, entidad gubernamental que se ocupa de la inscripción de las propiedades en el país. Con base en sus registros, éste respalda la recaudación tributaria y da certeza a instituciones financieras para propiciar la inversión y ofrece a instancias jurídicas la seguridad legal respecto de las propiedades de los ciudadanos.

Transformación tecnológica para lograr la modernización

Al actualizar sus procesos, el gobierno de Panamá modernizó su Registro Público en 11 oficinas que posee a lo largo de todo el país, en las que laboran alrededor de 750 funcionarios públicos. El proyecto consistió en una transformación tecnológica y organizacional para lograr la renovación integral del registro público, que incluye Propiedad Inmueble, Registro Mercantil, Registro de Bienes Muebles (aeronaves, automotor y prenda agraria) y Registro de Personas Naturales, que tiene un alcance sobre lo siguiente: administración, reingeniería de procesos, capacitación del personal, indicadores de desempeño, suministro e instalación de infraestructura de hardware, comunicaciones, oficinas virtuales de trámites y consultas registrales y migración de datos, en una nueva y única aplicación.

Para esto, Futuver, Gold Partner de Microsoft y proveedor de soluciones verticales para la Gestión de los Registros Jurídicos y Administrativos, desarrolló “Futureg”, una plataforma para trámites y registros electrónicos que gestiona y da seguimiento a expedientes o gestiones administrativas, en cualquier institución u organización con gestión 100% electrónica (administración sin papeles), con el uso en todos sus procesos de la firma electrónica y certificados digitales.

La solución fue construida en .NET y utiliza toda la plataforma de datos Microsoft; al migrar su información a SQL Server. Para completar el escenario de innovación, la institución se equipó de nuevas computadoras con Windows 10. La configuración del sistema y la migración de datos se realizó en unos pocos meses, y de un día para otro todos los usuarios del Registro del país cambiaron la forma de trabajar. “El impacto fue grande, no obstante el resultado fue muy exitoso”, comenta Fernando A. Alfaro, Director del Registro Público de Panamá.

Del cumplimiento fiscal a la inteligencia de negocios

En México, Pegaso Tecnología desarrolló la solución “Tributación Digital Inteligente”, que aprovecha la información de las facturas electrónicas (CFDI) de clientes y proveedores. Con los datos en la nube de Microsoft Azure y Microsoft Power BI, la empresa logra organizarlos como los resúmenes de ventas por producto, sucursal, cliente, desviaciones por temporalidad y consumo, entre otros indicadores para ofrecer información valiosa y vital para la planeación estratégica.

Alejandro Marín, Director Comercial de Pegaso Tecnología, destaca que esta solución les permite manejar decenas de millones de datos de manera sencilla y ágil, para generar un proyecto, con el análisis de este enorme volumen de información que generan las empresas multinacionales, en tan sólo cuatro semanas.

En la actualidad, una implementación de este tipo cuesta entre 15% y 20% de lo que antes representaba alcanzar el mismo objetivo, según datos de Gartner. La propuesta de Pegaso Tecnología es que ahora el cliente sabe que, sin hacer inversiones cuantiosas, mejorará sus resultados de manera importante: deja de tener datos y obtiene información estratégica. “Este conocimiento lo tenían en sus manos, pero no era explotado”, dice Marín.

Obtener beneficios a partir del cumplimiento de la normatividad fiscal es uno de los grandes retornos de inversión que ofrece la transformación digital en el ámbito de factura electrónica. La plataforma de nube y las herramientas tecnológicas de Microsoft, como bases de datos, servidores y analítica de negocios, están listas para ofrecer la mejor experiencia en facturación electrónica.